Para que um evento seja um grande sucesso é necessário que muitos detalhes sejam planejados e executados com bastante atenção. Um dos itens mais importantes, sem sombras de dúvidas, está relacionado à segurança e o bem-estar do seu público.
Algumas pessoas não sabem mas, para que tudo fique dentro das normas legais, alguns documentos e autorizações são exigidos pelos governos de cada estado. Se você não entende muito ou nada dessa burocracia toda, fique tranquilo. Vamos explicar o que você precisa providenciar para evitar multas e até mesmo o cancelamento do evento.

Alvará: parece um bicho de sete cabeças, mas não é.

Para começar, independente do tamanho do seu evento, é necessário que você obtenha um alvará para a realização. Esse documento, que é obrigatório por lei, assegura ao produtor a licença necessária e garante além da autorização para execução, a segurança do local onde a produção será realizada.

Embora pareça complicada, essa tarefa é até simples. Você mesmo pode fazer a requisição sem necessitar da ajuda de despachantes ou advogados. A dica de ouro é solicitar com antecedência, pois é um documento que costuma demorar um pouco para ficar pronto. O ideal é iniciar o processo 40 dias antes de eventos grandes e 15 dias nos casos de eventos menores. Vale lembrar que esses prazos variam de acordo com as cidades. Fique atento às regras do seu município.

Tipos de documentos que você precisa providenciar.

A documentação exigida vai depender do tamanho do seu evento e das suas atrações. Portanto, faça um check list com as características principais como:

  • Número de pessoas;
  • Classificação etária;
  • Se possui trio elétrico, apresentações musicais ou fogos de artifícios;
  • Porte do seu evento.

É considerado um evento de pequeno porte aqueles que reúnem mais de 100.000 pessoas, médio porte os que comportam de 25.000 até 100.000, e pequeno aqueles que contam com a presença de até 25.000 pessoas.

Lembrando que se for permitida a entrada de menores de 18 anos sem o acompanhamento de responsáveis, é necessário um alvará para entrada e permanência.  Tendo todas essas informações em mãos, chega a hora de preparar a documentação. Para isso você vai precisar de:

  • Laudo técnico de segurança, que deve ser solicitado ao Corpo de Bombeiros da cidade;
  • Contrato e certificado da empresa de segurança contratada com as medidas a serem adotadas pela mesma;
  • Cópia do comunicado ao Corpo de Bombeiros e à Polícia Militar da cidade;
  • Contrato de locação, no caso da realização do evento em local privado;
  • Termo de responsabilidade devidamente assinado;
  • Medidas de limpeza que serão feitas.

Ah! É necessário ainda que você tenha em mãos cópia do RG, CPF, comprovante de residência e cópia do IPTU do imóvel ocupado pelo solicitante, com a última parcela quitada.

Onde é feito o requerimento?

O pedido de alvará deve ser solicitado na prefeitura da cidade onde acontecerá o evento. Em algumas delas, você encontra a ficha de requerimento, lista de documentos e demais informações nos sites dos órgãos. O requerimento é gratuito e deve ser entregue pessoalmente à prefeitura.

Preciso me atentar a outras leis?

Vai ter música? Então, sim! Fique atento a lei que regulamenta apresentações artísticas em espetáculos e shows (Lei nº 6.533) e ao ECAD - Escritório Central de Arrecadação e Distribuição, que tem como objetivo fiscalizar e arrecadar dinheiro relativos aos Direitos Autorais das músicas que serão tocadas durante o evento.

É importante também, que seu evento esteja dentro das normas da Lei nº 10.098, que garante o direito de acessibilidade a pessoas portadoras de deficiência ou com mobilidade reduzida.

Por hoje é só?

Claro que não! Ainda falta um montão de detalhes para que seu evento seja um sucesso. E claro: você pode contar com a gente para que tudo saia do jeito que você sonhou. Clique aqui e descubra como o Lets.events pode ajudar na gestão dos participantes do seu evento.