São muitos os aspectos que podem influenciar no sucesso do seu evento. Locação, atrações, estratégia de marketing e venda de ingressos são alguns dos pontos que costumam atrair mais a preocupação dos gestores, mas você já parou para pensar em como é fundamental montar uma equipe de eventos eficiente?

Afinal, muitas vezes os colaboradores são a relação direta do evento com os convidados. Imagine uma festa com apresentações incríveis, ótimas comidas e bebidas e um local excelente. Ela tem tudo para ser bem sucedida, correto? Agora, imagine que os promoters são invasivos, os garçons ou atendentes são desastrados, o host é desatento e devagar, os responsáveis pela limpeza são descuidados e os seguranças truculentos. Um desastre, não é mesmo?

Para garantir que o seu evento conte com colaboradores atenciosos, preparados e organizados, escrevemos esse passo a passo infalível para montar uma equipe de eventos. Confira!

Escolha entre terceirizar ou contratar por conta própria

Você pode escolher entre montar uma equipe de eventos diretamente ou optar por terceirizar o serviço com uma empresa especializada. Ambas as escolhas possuem proveitos e desvantagens, portanto é preciso avaliar qual é mais adequada para o seu caso.

Em eventos pequenos, a contratação própria pode ser mais interessante, em função da economia possibilitada. No entanto, nas situações de médio e grande porte, o mais recomendável é a contratação de uma empresa terceirizada, já que a seleção e gestão do pessoal acabaria por trazer muitas tarefas extras para a produção e, assim, a economia não faria sentido.

Tenha em mente quais os profissionais necessários

Alguns profissionais são essenciais para o sucesso de qualquer evento. É fundamental contratar seguranças, recepcionistas, técnicos de som e auxiliares de serviços gerais. No entanto, existem outras qualificações que podem ser requeridas de acordo com a situação, por isso é importante avaliar o tipo do seu evento antes de elaborar a lista de contratações.

Por exemplo, um coquetel precisa de garçons qualificados, enquanto um show necessita de atendentes de caixa e balcão. Por outro lado, uma apresentação musical de grande porte não acontece sem holdings e apoios de palco. Já no caso dos eventos corporativos ou institucionais, um mestre de cerimônias pode fazer toda a diferença.

Busque referências e indicações

Tanto para contratar os funcionários diretamente, quanto para montar uma equipe de eventos com uma empresa terceirizada, é fundamental que os colaboradores sejam preparados para a função. Eles devem ser bem treinados e, principalmente, saber lidar com o público.

Por isso, busque indicações e peça referências de clientes antigos. Caso a opção seja pela contratação direta, não deixe de realizar um treinamento qualificado com toda a equipe alguns dias antes do evento.

Como controlar a lista de uma equipe de eventos

São muitas as questões que devem ser resolvidas nas horas que antecedem o evento.  Por isso, o recebimento do pessoal deve ser rápido e eficiente. Para facilitar esse processo, é importante criar uma lista de convidados separada para a equipe. Assim, será fácil identificar quem é cada funcionário, qual função será exercida por ele e para onde ele deve se dirigir para as últimas orientações.

Produzir e gerir um evento não é uma tarefa fácil. Por isso, montar uma equipe de eventos que esteja bem alinhada é fundamental para que tudo ocorra tranquilamente e todos saiam satisfeitos. Se quiser saber como o Lets pode te ajudar na gestão da sua equipe fale com um dos nossos consultores.