Vida de produtor de eventos não é nada fácil. Além da infinidade de tarefas e detalhes que compõem o dia a dia dessa profissão, também faz parte das atribuições encontrar plataformas para eventos que agilizem os processos. E, nesse campo, quanto mais possibilidades, melhor.
É quando a tecnologia surge como aliada desde os primeiros contatos (ferramentas de comunicação entre a equipe, como o WhatsApp e o Slack) até a realização propriamente do evento (com plataformas para a criação/gestão de listas de convidados), passando por aplicativos de gerenciamento de tarefas (como o Trello e o Microsoft Project).
Separamos algumas que podem ser grandes parceiras nas diferentes etapas de um projeto, divididas por suas funções. Confira nossas dicas e bom evento:

Fluxo de tarefas

Trello

A ferramenta ajuda no gerenciamento de projetos, possibilitando a criação de listas de tarefas. Entre os pontos positivos, está a possibilidade de ajustar os recursos às necessidades do usuário – da organização de uma viagem à produção de um evento – e a característica de poder ser usado tanto por um só indivíduo quanto por todo os membros de uma equipe. No modo de “quadro”, é possível criar cartões com uma série de informações, como checklists, anexos do Google Drive e Dropbox e comentários.

**Asana **

Concorrente do Trello em algumas de suas funções, esse software (em versão web e apps para Android e iOS) permite criar times dentro de uma mesma organização, e designar projetos e responsáveis por tarefas específicas. Também possui modo “quadro”, onde é possível criar cartões com checklists e anexos (tanto de documentos do computador quanto de plataformas online de armazenamento de dados, como o Google Drive e o Dropbox).

Comunicação da equipe

Slack

Software de comunicação de equipes com suporte a canais, conversas privadas, e integração com serviços externos, incluindo o Asana e o Trello. Se usado para centralizar toda a comunicação, torna mais simples a busca por arquivos antigos quando comparado, por exemplo, ao WhatsApp (quem já tentou achar um documento ou mídia compartilhado dias ou semanas atrás sabe o quanto essa tarefa pode ser frustrante). Entre os destaques ainda, a possibilidade de marcar mensagens importantes com uma estrela, como no Gmail – o que também facilita a localização.

Appear.in

Serviço on-line que permite fazer videoconferências com até oito pessoas. A criação da “sala” gera um link, que é então compartilhado com todos os participantes – que não vão precisar de uma conta nem instalação de um software ou aplicativo. A conversa se dá diretamente pelo navegador (é compatível com Chrome, Firefox ou Opera). Quando todos os participantes estiverem na sala, é ainda possível “trancá-la” para que ninguém mais a acesse.

Google Hangouts

Plataforma de mensagens instantâneas e chat de vídeo – na mesma linha do Appear.in, mas com a vantagem de uma conexão mais estável. É compatível tanto com computador quanto com smartphones, criando um serviço de mensagens multiplataformas. Tudo em sincronizado a uma conta Google, que pode ser a mesma que o usuário utiliza para acessar o Gmail.

Zoom

Criado por uma empresa californiana, a ferramenta oferece serviço de conferência remota usando o princípio da nuvem – utilização da memória e da capacidade de armazenamento e cálculo de computadores e servidores compartilhados e interligados por meio da internet. É possível também realizar reuniões online e criar esquemas colaborativos de trabalho à distância.

Zello

O aplicativo transforma o smartphone num “walkie-talkie” (ou rádio, termo mais comum entre os produtores de evento), o que elimina a necessidade de comprar outro aparelho para essa finalidade. Permite fazer a troca de mensagens de voz instantânea. Um diferencial do app é a possibilidade de criar grupos e deixar recados para mais de uma pessoa de uma vez só. O Zello também grava o que o usuário envia, criando um registro das conversas.

Para uso em palestras

Slido

Ferramenta de interação de público para reuniões, eventos e conferências, oferece sistema de perguntas e respostas interativas, pesquisas ao vivo e informações sobre seu público. Em outras palavras, é útil para facilitar o momento das perguntas em palestras e debates, em tempo real. A título de referência, tem sido amplamente usado pelos organizadores do South by Southwest (SXSW), conjunto de festivais de cinema, música e tecnologia realizado anualmente em Austin, Texas (Estados Unidos).

E-mail marketing e RSVP

MailChimp

Considerada ideal para iniciantes, essa ferramenta permite criar listas personalizadas, campanhas segmentadas e mensurar os resultados (informa, por exemplo, a porcentagem de pessoas que abriram o e-mail).

Zoho

Ultrapassa o alcance e uma plataforma de e-mail marketing no momento em que cobre também a CRM (sigla para Customer Relationship Management, ou gestão de relacionamento com o cliente). Além de criar campanhas, é possível gerenciar as ações de vendas e marketing e integrar a equipe para atuações colaborativas.

Vertical Response

E-mails promocionais são o forte dessa plataforma, que permite também configurar autoresponders para entrar em contato automaticamente com novos clientes, além de emitir relatórios detalhados e aumentar o alcance das campanhas.

Lista de convidados

Quem atua na organização de um evento – seja o próprio realizador, o profissional de uma agência contratada ou mesmo um artista ou DJ – sabe que entre a criação de uma lista de convidados e a efetiva presença deles na hora e lugar marcados está um caminho que pode gerar muita dor de cabeça.
O ponto principal aqui é que a tecnologia utilizada permita autonomia por parte de que vai criar, gerenciar ou contribuir para essa lista. O que pressupõe uma interface simples também para os próprios convidados. Um link, um clique e mais um nome na lista: esse é o objetivo. E no “grande dia”, é preciso contar com recursos (como aplicativos offline para tablets ou celulares) que ajudem a controlar e monitorar a chegada de cada convidado. Benefícios interessantes aos organizadores, como a criação de uma lista de convidados que possa ser facilmente exportada, também devem pesar na decisão de qual plataforma escolher.
Outro diferencial que merece atenção especial é a forma como a empresa cria e analisa a base de dados relativa ao público. Informações importantes como data de aniversário, telefones e acesso ao perfil dos interessados nas redes sociais podem render uma um novo ponto de partida em outras ocasiões. Da boa gestão dessas informações depende, por exemplo, conseguir antecipar que perfil de pessoa poderá estar presente em um próximo evento do mesmo gênero. A ideia nunca perder de vista quem já prestigiou um evento seu.
Entre os serviços digitais disponíveis para essa função, merecem destaque aqueles que se encarregam do “braçal” e deixam o organizador livre para gerenciar contatos importantes e desenhar o melhor público-alvo para determinado evento. Conheça dois dos mais usados:

Snafflz

Ao trazer seu evento para esse “ambiente” online, é possível importar (ou exportar) seus dados (via tabelas de Excel, por exemplo), sincronizar as informações, registrar convidados e, em suma, ter uma boa ajuda na criação da sua lista de convidados. Os contatos sincronizados e listas de convidados colaborativas ficam disponíveis online (o que permite constantes atualizações). Múltiplas contas e diferentes níveis de autorização permitem também delegar funções.

CheckInEasy

Aplicativo que também auxilia na criação e gerenciamento da lista de convidados de um evento – por meio dele é possível, por exemplo, receber notificações quando um convidado especial chegar. A ferramenta também permite fazer o check-in dos presentes (via QR Code), incorporar à lista convidados não planejados e criar uma base de dados, pós evento, com todos os que compareceram.

Descubra o Lets.events

É nesse cenário cheio de possibilidades – e versões de ferramentas de apoio aos organizadores de evento – que uma plataforma pode se destacar ao oferecer mais de um serviço, num único aplicativo. Um dispositivo que vá além de seus recursos técnicos e possa, efetivamente, conectar pessoas, promovendo e facilitando encontros e troca de ideias.
O compromisso do Lets.events é com uma visão integral da realização de um evento – da criação e organização da lista de convidados à venda de ingressos, passando pela coleta inteligente de informações importantes sobre o seu público e auxiliando na construção da estratégia de marketing.

Ingressos online

Esse é um dos pontos centrais de toda a dinâmica – afinal, sem uma boa performance aqui, todo o esforço para realizar o melhor evento cai por terra. Sabemos que já se tornou comum o sistema de vendas online, mas há mais por trás dessa solução do que apenas gerenciar lotes e processar vendas.
Uma boa plataforma é aquela que te ajuda a criar um evento completo – auxiliando na precificação e sincronizando as vendas. Mas esse sistema também precisa ser um bom “parceiro de equipe” – ou seja: fácil de administrar e capaz de oferecer as melhores abordagens tanto junto ao organizador quanto às pessoas que se interessarem por seu evento.
É a plataforma escolhida quem vai dialogar diretamente com os seus convidados e/ou público alvo. Por isso, é importante escolher uma intermediadora que entenda a imagem e os interesses de sua marca, que seja confiável e de fácil utilização. E para isso, nada substitui um bom suporte online e materiais de apoio (vídeos e tutoriais) que auxiliem nessa interface. Além, claro, de garantir um repasse sem burocracia dos pagamentos concentrados por ela.
Tenha em mente que é essa empresa quem vai se encarregar de processar boletos e cartões de crédito enquanto você se ocupa de outros aspectos que merecem sua atenção: como o marketing do seu evento, por exemplo. E se isso tudo vier com taxas mais atraentes – leia-se: abaixo da usual média de 10% que o mercado pratica –, aí você tem uma relação destinada ao sucesso.