Você já se perguntou o que é um borderô para evento?

Toda profissão possui certos termos e chavões que podem parecer incompreensíveis para quem está de fora. No mundo financeiro e administrativo um deles é o borderô, uma palavra que muita gente pode estranhar, mas que também é essencial no dia a dia da produção e gestão de eventos.

O borderô para evento é uma espécie de relatório que detalha todas as entradas e gastos daquela ocasião. Ele é importante para o controle de gastos, para a prestação de contas, para a avaliação do sucesso do evento e para o planejamento de produções futuras.

Quer saber como? Continue a leitura!

O que é um borderô para evento

O dicionário define um borderô como “extrato minucioso dos créditos e débitos de uma conta ou dos movimentos de uma operação comercial ou bancária”. Ou seja, é uma espécie de relatório cuidadoso sobre a movimentação financeira de uma operação comercial que, no nosso caso, vamos entender como um evento.

Para um evento, um borderô deve relatar, com detalhes, todos os dados financeiros relacionados a ele, antes, durante e depois da sua realização. Muitas vezes, esse documento é bastante extenso e pode ser organizado em forma de várias planilhas.

A importância do borderô para um evento

À primeira vista, pode parecer que criar um borderô bem completo possa ser um pouco ultra-cuidadoso, mas a verdade é que esse é um documento importantíssimo para o sucesso dessa e de outras produções.  Ele é fundamental para analisar a viabilidade do evento, mas também para prestar contas aos patrocinadores e para avaliar melhor o comportamento dos convidados, afinal gestão de eventos é coisa séria.

Com ele, é possível avaliar, por exemplo, o modo preferido dos convidados para comprar ingressos. Será que eles preferem os pontos de venda físicos, o relacionamento com promoters ou a plataforma online é campeã de vendas? Com essas respostas, é possível planejar melhor o próximo evento e investir mais no caminho preferido dos clientes.

Preferência por itens do bar e da cozinha, venda de produtos do evento (como copos e camisetas) e outros aspectos do evento também podem ser avaliados a partir dessas informações.

Quais informações devem estar presentes no borderô

  • Número de ingressos vendidos (e por qual plataforma);
  • Custo das cortesias disponibilizadas;
  • Valor pago por brindes;
  • Orçamento da decoração;
  • Valores recebidos pela venda de comidas,  bebidas e produtos;
  • Discriminação das formas de pagamento (dinheiro, débito ou crédito).

Essas são algumas das informações que precisam ser detalhadas em um borderô para eventos.

Quanto mais dados forem incluídos nesse documento, mais completo será o seu borderô e ainda mais rica poderá ser a sua análise. Além de valores, esse relatório também deve incluir informações sobre a forma como o pagamento foi feito e detalhar quais foram os produtos vendidos.

Como fazer o borderô

Para fazer o borderô, você deve reunir todas as informações financeiras a respeito do evento. Para que ele fique mais organizado, é interessante separá-las por categoria, como investimentos com marketing, pagamento da equipe, ganhos da bilheteria, etc. Assim, será mais fácil visualizar essas movimentações para fazer análises mais profundas.

Um borderô para eventos bem produzido é um documento fundamental para as análises de pós-evento e também para a saúde financeira da produtora, tanto para um controle claro de gastos, quanto para o uso como argumentação para novos patrocinadores. Aproveite e também confira o nosso artigo sobre a contabilidade de eventos!

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